ABILITYX – Eventos

Somos uma produtora de eventos especializada em eventos corporativos, promovendo experiências únicas e inovadoras.

Atuamos na produção de Eventos Corporativos. Somos a solução completa para o seu evento, produzindo desde pequenas inaugurações, capacitação e grandes congressos e feiras. Como uma agência, cuidamod do seu evento para que você possa focar no que mais importa: alcançar seus objetivos.

Realizamos o planejamento de todo seu evento, desde a concepção da ideia até a análise de resultados, trabalhando com experiência, criatividade e soluções para alcançar o objetivo principal e superar expectativas.

Nossa missão é realizar eventos corporativos propondo soluções que superem as expectativas, que otimizem os recursos e, principalmente, o tempo dos clientes.

QUEM
SOMOS

ABILITYX EVENTOS

Prontos para dar vida
ao seu próximo evento.

Metodologia de trabalho.
Nossa metodologia na organização de congressos, feiras e eventos baseia-se em um ciclo estruturado em três fases principais: pré-evento, durante o evento (trans- evento) e pós-evento.

1. Planejamento e Concepção (Pré-Evento)

É a fase estratégica, fundamental para definir o sucesso do evento.

Briefing e Objetivos: Reunião com o cliente para entender a demanda, cultura organizacional, público-alvo, data, tema e metas (ex: congresso área de atuação, lançar produto, gerar networking, feira).
Viabilidade Financeira: Elaboração de orçamento detalhado (custos fixos/variáveis), precificação de ingressos e busca por patrocinadores.
Cronograma (Checklist): Definição de prazos para todas as ações.
Escolha do Local e Data: Considerando capacidade, acessibilidade, infraestrutura (banheiros, segurança, alimentação) e calendário de concorrentes.
Contratação de Fornecedores de todos os serviços para a realização do evento, análise dos contratos, cronograma de pagamentos: sonorização, iluminação, produção audiovisual, segurança, buffet, receptivo, fotógrafo etc..
Marketing e Divulgação: Acompanhamento da criação da identidade visual, site, redes sociais e e-mail marketing.
Programação: Após a seleção criteriosa de palestrantes e definição da grade de horários, contato para definição de pró-labore, agendas etc...
Logística de hospedagem, aérea e terrestre: contratação dos serviços e acompanhamento na execução.
Havendo feira paralela ao evento: conforme o acordado com o contratante desenvolvemos projeto da feira, comercialização dos espaços, contratação da montadora, acompanhamento dos pagamentos e montagem dos espaços.

2. Execução (Durante o Evento - Trans-evento)

A fase de colocar o planejamento em prática, com foco na logística e experiência.

Montagem e Logística: Supervisão técnica de todos os setores, montagem de estandes, luz e som e acompanhamento na entrega dos serviços alimentação, limpeza, segurança, mobília etc...
Credenciamento e Recepção: Equipe altamente qualificada visando garantir fluidez na entrada, segurança e sinalização.
Guarda volume: equipe pronta para oferecer comodidade e dar agilidade ao processo.
Convite de autoridades: formalização via ofício ou convite entregue em mão, confirmação de presença e identificação das autoridades.
Cerimonial e Produção: Gestão da agenda, condução de palestrantes, coffee breaks e atividades paralelas.
Homenagens: Elaboração da frase ao homenageado, orçamento da placa e cerimonial de entrega.
Receptivo de autoridades: Registro e encaminhamento.
Gestão de Crises: Equipe pronta para resolver imprevistos rapidamente.

3. Avaliação e Fechamento (Pós-Evento)

Fase crucial para medir o retorno sobre o investimento (ROI) e melhoria contínua.

Pesquisa de Satisfação: Coleta de feedback de participantes, expositores e palestrantes.
Relatório Final e Prestação de Contas: Documentação de resultados, avaliação orçamentária (receitas x despesas), relatórios de mídia e fotos/vídeos.
Agradecimentos: Envio de mensagens a patrocinadores e participantes.
Planejamento, coordenação e supervisão: de todos os procedimentos que envolve a execução da organização para que sejam alcançados os resultados esperados.

4. Ferramentas de Metodologia Utilizadas

Checklists Detalhados: Listas de verificação para cada etapa.
Plataformas de Gestão: Softwares de eventos para inscrições e controle de entrada.
Ferramentas de Gestão de Projetos: Métodos ágeis como Kanban para organizar as tarefas da equipe.

Nosso objetivo é transformar o evento em uma experiência memorável, utilizando a tecnologia para personalização e análise de dados em tempo real.

O foco é garantir o cumprimento de objetivos estratégicos, controle de orçamento e qualidade na experiência do participante.

Atuando em parceria com o contratante, segue aqui a metodologia detalhada de como atuamos:

PORQUE ESCOLHER A ABILITYX?

Somos especialistas em criar experiências excepcionais em Congressos e feiras. Nosso objetivo é oferecer soluções criativas e eficientes para empresas de todos os setores, com entrega completa: do planejamento a execução da operação!